Thời gian nhận được thông báo phạt nguội sẽ phụ thuộc rất nhiều vào quá trình từ khi ghi nhận được hành vi vi phạm từ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ đến khi cơ quan xử lý có thẩm quyền phát hiện, rồi tiến hành điều tra, xác minh các thông tin liên quan.
Ngoài ra, căn cứ theo Điều 24 Thông tư 65/2020/TT-BCA, không chỉ có mỗi camera được lắp đặt trên các tuyến đường để phát hiện hành vi vi phạm hành chính về các vấn đề liên quan đến giao thông mà những hành vi vi phạm còn được lấy từ các phương tiện, thiết bị của cá nhân, tổ chức hay những hình ảnh, video đăng tải trên các trang mạng xã hội và phương tiện truyền thông đại chúng khác nhưng phải được điều tra, xác nhận lại để đảm bảo sự phản ảnh đó là chính xác.
Trong trường hợp vi phạm nhưng không dừng được phương tiện giao thông để kiểm soát, xử lý các hành vi vi phạm hành chính thì người có thẩm quyền xử phạt của cơ quan Công an nơi phát hiện hành vi vi phạm hành chính trong thời hạn 10 ngày làm việc từ ngày phát hiện hành vi vi phạm (theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 15/2022/TT-BCA bổ sung Điều 19a Thông tư 65/2020/TT-BCA).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc từ ngày phát hiện hành vi vi phạm thì người có thẩm quyền xử phạt của cơ quan Công an nơi phát hiện vi phạm hành chính phải tiến hành:
Thứ nhất, người có thẩm quyền sẽ xác nhận các thông tin về phương tiện tham gia giao thông, chủ phương tiện,.. có liên quan tới hành vi vi phạm hành chính dựa vào những thông tin được lưu trữ tại cơ quan đăng ký xe cùng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Thứ hai, xác định cơ quan, cá nhân có thẩm quyền giải quyết, xử lý hành vi vi phạm hành chính. Một là cơ quan Công an nơi phát hiện hành vi vi phạm hành chính và hai là cơ quan Công an nơi chủ phương tiện, cá nhân cư trú, trụ sở của tổ chức có liên quan đến vi phạm hành chính.
Nếu chủ phương tiện, tổ chức, cá nhân có liên quan tới hành vi vi phạm hành chính không thường trú hay tạm trú, đặt trụ sở tại địa bàn cấp huyện nơi Công an đã phát hiện vi phạm hành chính thì cơ quan, cá nhân có thẩm quyền xử phạt sẽ tiến hành như sau:
+ Thẩm quyền xử phạt của Trưởng Công an cấp xã: cơ quan Công an nơi phát hiện hành vi vi phạm sẽ chuyển kết quả thu thập được bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ đến Công an cấp xã nơi chủ phương tiện, tổ chức, cá nhân có liên quan đến vi phạm hành chính đang thường trú hoặc tạm trú, đóng trụ sở để giải quyết hành vi vi phạm hành chính thông qua hệ thống mạng.
+ Thẩm quyển xử phạt không thuộc về Trưởng Công an cấp xã hay thuộc về thẩm quyền của Trưởng Công an cấp xã nhưng chưa được lắp đặt hệ thống mạng thì chuyển kết quả thu thập được bằng phường tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ đến Công an cấp huyện nơi chủ phương tiện, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hành vi vi phạm hành chính đang thường trú hoặc tạm trú, đóng trụ sở để giải quyết hành vi vi phạm hành chính.
Thứ ba, gửi thông báo yêu cầu chủ phương tiện, tổ chức, cá nhân có liên quan đến vi phạm hành chính đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, xử lý hành vi vi phạm hành chính (tại trụ sở cơ quan Công an nơi phát hiện vi phạm hành chính hoặc tại trụ sở Công an cấp xã, Công an cấp huyện nơi cư trú (cá nhân), đóng trụ sở (tổ chức)).
Nếu quá 20 ngày làm việc từ ngày gửi thông báo vi phạm mà chủ phương tiện, cá nhân, tổ chức có liên quan đến hành vi vi phạm hành chính không đến trụ sở cơ quan Công an đã ra thông báo vi phạm để giải quyết hoặc cơ quan Công an nơi phát hiện vi phạm chưa nhận được thông báo kết quả giải quyết, xử lý hành vi vi phạm từ cơ quan Công an cấp xã, cấp huyện thì cơ quan Công an nơi phát hiện vi phạm hành chính sẽ cập nhập thông của phương tiện vi phạm lên Trang thông tin điện tử của Cục Cảnh sát giao thông và gửi thông báo cho cơ quan đăng kiểm.
Như vậy, thời gian cơ quan Công an có thẩm quyền phát hiện hành vi vi phạm gửi thông báo phạt nguội đến với chủ phương tiện, cá nhân, tổ chức có liên quan llà trong thời hạn 10 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ hằng tuần, ngày nghỉ Lễ, Tết) từ khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính do người điều khiển phương tiện thực hiện.
Các chủ phương tiện có thể tra cứu phạt nguội trên các cổng thông tin như: website của Cục cảnh sát giao thông cả Bộ Công an hay truy cập vào trang web của Cục Đăng kiểm Việt Nam hay website Sở Giao thông vận tải; tải app tra cứu phạt nguội trên CH Play (đối với điện thoại sử dụng hệ điều hành Android) hay Apple Store (đối với điện thoại sử dụng hệ điều hành IOS). Việc tra cứu lỗi vi phạm trên các website, app rất nhanh chóng và thuận tiện vì mọi người có thể kiểm tra bất cứ lúc nào và bất kỳ nơi đâu.