Có hai loại con dấu là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, tổ chức. Con dấu hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước, xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật. Vậy giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
1. Quy định pháp luật Việt Nam về con dấu doanh nghiệp
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
“Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, so với quy định về con dấu tại Luật Doanh nghiệp trước đây, thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định:
“Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.
Việc cầm con dấu ra ngoài trụ sở, những biểu tượng đặc trưng của công ty trên con dấu, thậm chí cả việc có dùng con dấu hay không… hoàn toàn do chủ doanh nghiệp tự quyết định.
2. Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định có thể bỏ con dấu doanh nghiệp thay thế bằng chữ ký điện tử, công nhận chữ ký điện tử của doanh nghiệp, quy định scan chữ ký, đưa vào hợp đồng, giấy tờ.
Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên, nhìn nhận vào thực tế hiện nay, có lẽ Việt Nam phải mất khá nhiều thời gian nữa mới có thể triển khai được do công nghệ thông tin trong lĩnh vực này chưa thực sự phổ biến, nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp nhỏ lẻ chưa thường xuyên sử dụng công nghệ thông tin vào các giao dịch.
Các công ty cần lưu ý rằng, khi xác lập giao dịch, ký kết hợp đồng mà không có con dấu của công ty thì công ty bên còn lại cần kiểm tra kỹ về tư cách của người ký kết hợp đồng rằng người đó có đảm bảo tư cách là đại diện cho doanh nghiệp (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền) hay không?
3. Một số lưu ý về con dấu vật lý của doanh nghiệp
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể thỏa thuận về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp[1] có thể là con dấu vật lý hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo gần như chắc chắn tính xác thực của tài liệu do doanh nghiệp phát hành, song có lẽ doanh nghiệp sẽ vẫn phải giữ thói quen sử dụng con dấu vật lý trong tương lai gần, khi không phải giao dịch nào cũng có thể được xác lập bằng phương tiện điện tử. Bài viết này sẽ trình bày một số vấn đề về con dấu vật lý theo pháp luật hiện hành mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm.
Thứ hai, quy định nội bộ về dấu của doanh nghiệp không mặc nhiên có giá trị đối với đối tác và bên thứ ba
Cũng theo Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Vì vậy, doanh nghiệp có thể quy định trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ về việc hợp đồng của doanh nghiệp chỉ phát sinh hiệu lực khi được đóng dấu.
Tuy nhiên, quy định nội bộ của doanh nghiệp, về nguyên tắc, chỉ có giá trị để xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ được giao, mà không mặc nhiên ràng buộc bên thứ ba. Theo Điều 400 và 401.1 Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm hợp đồng bằng văn bản phát sinh hiệu lực là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay thực hiện hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Do đó, hợp đồng của doanh nghiệp, mặc dù chưa được đóng dấu, sẽ vẫn phát sinh hiệu lực từ thời điểm có đủ chữ ký của các bên, trừ khi doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng giữa các bên đã có thoả thuận (ít nhất là ngầm định) hoặc thói quen[2] về việc đóng dấu bắt buộc, cụ thể là tại thời điểm ký kết hợp đồng, (i) đối tác đã biết hoặc phải biết về quy định nội bộ nêu trên của doanh nghiệp mà không phản đối, hoặc (ii) đối tác đã đồng ý với quy định đó, hoặc (iii) việc đóng dấu hợp đồng giữa các bên và việc các bên chỉ bắt đầu thực hiện hợp đồng sau khi được đóng dấu đã được thực hiện lặp lại nhiều lần trong một thời gian dài.
Thứ 3, một số nhận định liên quan đến con dấu giả
Pháp luật hình sự đã quy định rõ hành vi làm giả con dấu, tài liệu và sử dụng con dấu, tài liệu giả là tội phạm với mức hình phạt lên đến 07 năm tù[3]. Tuy nhiên, ở góc độ luật dân sự, một số doanh nghiệp đặt câu hỏi rằng, nếu người có thẩm quyền của các bên đã ký hợp đồng, nhưng đối tác lại dùng con dấu giả (con dấu không đúng với quy định nội bộ của đối tác) đóng lên hợp đồng, thì đối tác có thể lấy lý do con dấu giả để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng hay không? Có thể thấy, nếu các bên không có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì hợp đồng vẫn có hiệu lực, bởi chữ ký của những người có thẩm quyền là đã đủ để làm phát sinh hiệu lực của hợp đồng[4].
Tuy nhiên, trường hợp các bên có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì vấn đề hợp đồng có hiệu lực hay không có thể sẽ phát sinh tranh chấp. Mặc dù vậy, trong trường hợp đó, chúng tôi cho rằng hợp đồng giữa các bên không mất hiệu lực vì lý do con dấu giả, bởi:
“Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, so với quy định về con dấu tại Luật Doanh nghiệp trước đây, thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định:
“Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.
Việc cầm con dấu ra ngoài trụ sở, những biểu tượng đặc trưng của công ty trên con dấu, thậm chí cả việc có dùng con dấu hay không… hoàn toàn do chủ doanh nghiệp tự quyết định.
2. Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định có thể bỏ con dấu doanh nghiệp thay thế bằng chữ ký điện tử, công nhận chữ ký điện tử của doanh nghiệp, quy định scan chữ ký, đưa vào hợp đồng, giấy tờ.
Quy định này phù hợp với xu thế chung của thế giới và nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên, nhìn nhận vào thực tế hiện nay, có lẽ Việt Nam phải mất khá nhiều thời gian nữa mới có thể triển khai được do công nghệ thông tin trong lĩnh vực này chưa thực sự phổ biến, nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp nhỏ lẻ chưa thường xuyên sử dụng công nghệ thông tin vào các giao dịch.
Các công ty cần lưu ý rằng, khi xác lập giao dịch, ký kết hợp đồng mà không có con dấu của công ty thì công ty bên còn lại cần kiểm tra kỹ về tư cách của người ký kết hợp đồng rằng người đó có đảm bảo tư cách là đại diện cho doanh nghiệp (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền) hay không?
3. Một số lưu ý về con dấu vật lý của doanh nghiệp
Thứ nhất, doanh nghiệp có thể thỏa thuận về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp[1] có thể là con dấu vật lý hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo gần như chắc chắn tính xác thực của tài liệu do doanh nghiệp phát hành, song có lẽ doanh nghiệp sẽ vẫn phải giữ thói quen sử dụng con dấu vật lý trong tương lai gần, khi không phải giao dịch nào cũng có thể được xác lập bằng phương tiện điện tử. Bài viết này sẽ trình bày một số vấn đề về con dấu vật lý theo pháp luật hiện hành mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm.
Thứ hai, quy định nội bộ về dấu của doanh nghiệp không mặc nhiên có giá trị đối với đối tác và bên thứ ba
Cũng theo Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Vì vậy, doanh nghiệp có thể quy định trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ về việc hợp đồng của doanh nghiệp chỉ phát sinh hiệu lực khi được đóng dấu.
Tuy nhiên, quy định nội bộ của doanh nghiệp, về nguyên tắc, chỉ có giá trị để xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ được giao, mà không mặc nhiên ràng buộc bên thứ ba. Theo Điều 400 và 401.1 Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm hợp đồng bằng văn bản phát sinh hiệu lực là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay thực hiện hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Do đó, hợp đồng của doanh nghiệp, mặc dù chưa được đóng dấu, sẽ vẫn phát sinh hiệu lực từ thời điểm có đủ chữ ký của các bên, trừ khi doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng giữa các bên đã có thoả thuận (ít nhất là ngầm định) hoặc thói quen[2] về việc đóng dấu bắt buộc, cụ thể là tại thời điểm ký kết hợp đồng, (i) đối tác đã biết hoặc phải biết về quy định nội bộ nêu trên của doanh nghiệp mà không phản đối, hoặc (ii) đối tác đã đồng ý với quy định đó, hoặc (iii) việc đóng dấu hợp đồng giữa các bên và việc các bên chỉ bắt đầu thực hiện hợp đồng sau khi được đóng dấu đã được thực hiện lặp lại nhiều lần trong một thời gian dài.
Thứ 3, một số nhận định liên quan đến con dấu giả
Pháp luật hình sự đã quy định rõ hành vi làm giả con dấu, tài liệu và sử dụng con dấu, tài liệu giả là tội phạm với mức hình phạt lên đến 07 năm tù[3]. Tuy nhiên, ở góc độ luật dân sự, một số doanh nghiệp đặt câu hỏi rằng, nếu người có thẩm quyền của các bên đã ký hợp đồng, nhưng đối tác lại dùng con dấu giả (con dấu không đúng với quy định nội bộ của đối tác) đóng lên hợp đồng, thì đối tác có thể lấy lý do con dấu giả để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng hay không? Có thể thấy, nếu các bên không có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì hợp đồng vẫn có hiệu lực, bởi chữ ký của những người có thẩm quyền là đã đủ để làm phát sinh hiệu lực của hợp đồng[4].
Tuy nhiên, trường hợp các bên có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì vấn đề hợp đồng có hiệu lực hay không có thể sẽ phát sinh tranh chấp. Mặc dù vậy, trong trường hợp đó, chúng tôi cho rằng hợp đồng giữa các bên không mất hiệu lực vì lý do con dấu giả, bởi:
- Người có thẩm quyền của đối tác đã ký vào hợp đồng nghĩa là đối tác biết và phải biết về việc ký kết hợp đồng, cũng như ý chí đích thực của đối tác là xác lập và chịu sự ràng buộc của hợp đồng; và
- Bên còn lại của hợp đồng, cũng như bên thứ ba, không có nghĩa vụ phải kiểm tra con dấu của đối tác có đúng là thật hay không, vì việc quản lý, sử dụng con dấu là trách nhiệm của đối tác. Ngoài ra, theo nguyên tắc thiện chí, trung thực trong quan hệ dân sự[5], đối tác có nghĩa vụ đảm bảo con dấu được đóng là con dấu thật và việc viện lý do con dấu giả để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng là trái với nguyên tắc này.
Trên đây là ý kiến pháp lý của Luật Phúc Gia về Con dấu doanh nghiệp, mọi vướng mắc pháp lý liên quan vui lòng liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH PHÚC GIA
Hotline: 0985.181.183
Gmail: luatphucgia@gmail.com
Địa chỉ: Số 55 Phố Đỗ Quang, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
CÔNG TY LUẬT TNHH PHÚC GIA
Hotline: 0985.181.183
Gmail: luatphucgia@gmail.com
Địa chỉ: Số 55 Phố Đỗ Quang, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
--------------------------------------------------
[1] Quy định về dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020 không áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật về công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán.
[2] Điều 3.3 và Điều 12 Luật Thương mại 2005 quy định thói quen (i) không trái với quy định của pháp luật, (ii) đã được thiết lập giữa các bên, (iii) mà các bên đã biết hoặc phải biết sẽ được áp dụng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng.
[3] Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017)
[4] Điều 400 và 401.1 Bộ luật Dân sự 2015.
[5] Điều 3.3 Bộ luật Dân sự 2015.
